excel表格操作技巧大全(Excel工作表中常用的20个技巧)

excel表格操作技巧大全(Excel工作表中常用的20个技巧)

效率往往来源于技巧,在Excel的数据处理分析中也是如此,今天,小编就给大家分享一些常用的Excel技巧!


一、Excel工作表技巧:不用公式,快速提取身份证号码中的出生年月。

工具:快捷键Ctrl+E。

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方法:

在第一个目标单元格中输入对应的出生年月,选择所有目标单元格(包括第一个已经输入值的单元格),快捷组合键Ctrl+E即可。

解读:

快捷键Ctrl+E仅在Excel的2016及更高版本中使用,当然在高版本的WPS中也可以使用哦!


二、Excel工作表技巧:批量删除空行。

工具:定位+删除。

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方法:

1、选定目标单元格区域,快捷键Ctrl+G打开【定位】对话框,单击【定位条件】,打开【定位条件】对话框,选择【空值】并【确定】。

2、在任意选中的单元格中右键-【删除】,打开【删除】对话框,选择【整行】并【确定】即可。

解读:

在选定区域时,如果有整列为空白列(如备注列等),此时不能选入待操作区域。


三、Excel工作表技巧:取消合并单元格并快速填充相应数据。

在数据的处理和分析中,合并单元格是很大的障碍,此时就需要取消合并单元格且填充数据。

工具:取消合并+定位+批量填充。

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方法:

1、选中目标单元格,选择【合并后居中】右下角的箭头,选择【取消单元格合并】。

2、快捷键Ctrl+G打开【定位】对话框,单击【定位条件】打开【定位条件】对话框,选择【空值】并【确定】。

3、输入公式:=B3并Ctrl+Enter填充。

解读:

公式中的单元格地址为第一个空白单元格的上一行单元格地址,在实际的应用中要灵活应用。


四、Excel工作表技巧:行列快速求和。

工具:快捷键Alt+=。

目的:按“季度”和销售员个人统计销售总额。

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方法:

选定目标单元格区域,快捷键Alt+=即可。

解读:

快捷键Alt+=可以看成是Sum函数的快捷键,对任何指定的区域快速求和。


五、Excel工作表技巧:让工作表的每一页都打印标题行。

在实际的工作中经常会遇到特别长的工作表,如果直接打印,第二页至最后一页往往是没有标题行的,此时数据的可读性较差,为了提高数据的可读性,可以给第二页至最后一页添加打印标题行。

工具:打印标题。

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方法:

选定工作表的任意单元格区域,【页面布局】-【打印标题】,打开【打印标题】对话框,单击【工作表】中【顶端标题行】右侧的箭头,选择需要打印的行,并单击箭头返回、【确定】即可。


六、Excel工作表技巧:单色打印。

由于工作的需要,工作表中经常要填充不同的颜色,如果不进行设置,被填充颜色的在打印的时候会被打印为灰色(黑白打印机),所在在打印时,如果不取消填充色并打印正常色,可以设置为【单色打印】。

工具:页面设置。

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方法:

单击【页面布局】右下角的箭头,打开【页面设置】对话框,选择【工作表】标签,选择【打印】中的【单色打印】并【确定】即可。


七、Excel工作表技巧:快速制作一级下拉菜单。

工具:数据验证。

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方法:

选定目标单元格区域,【数据】-【数据验证】,打开【数据验证】对话框,选择【允许】中的【序列】,单击【来源】右侧的箭头,选择要在下拉菜单中显示的内容,并单击箭头返回、【确定】。

解读:

如果内容较少,且简单固定,可以在来源中直接输入下拉菜单的内容,字段之间用英文逗号(,)隔开即可。


八、Excel工作表技巧:批量替换“0”值。

工具:查找和替换。

目的:将“0”值替换为空值。

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方法:

选择工作表中的任意单元格区域,快捷键Ctrl+H打开【查找和替换】对话框,在【查找内容】中输入“0”,并单击右下角的【选项】,勾选【单元格匹配】并【全部替换】即可。

解读:

如果不进行【单元格匹配】,则在替换时会将所有的“0”全部替换为空值,此结果很显然不是我们想要的结果。


九、Excel工作表技巧:快速统计单元格的个数。

工具:查找和替换。

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方法:

选择任意目标单元格区域,快捷键Ctrl+F打开【查找和替换】对话框,单击【格式】右侧的下拉箭头,选择【从单元格选择格式】,并用吸管工具吸取填充色,【查找全部】,则在【查找和替换】对话框的状态栏可以看到当前填充单元格的个数。

解读:

1、如果打开的【查找和替换】对话框中找不到【格式】命令,则需要单击右下角的【选项】命令。

2、相应单元格的个数显示在【查找和替换】对话框的状态栏,而不是操作系统的状态栏。


十、Excel工作表技巧:将对应的日期转换为星期。

工具:自定义单元格格式。

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方法:

选定目标单元格,快捷键Ctrl+1打开【设置单元格格式】对话框,选择【分类】中的【自定义】,并在【类型】中输入:aaaa并【确定】。

解读:

代码aaaa代表长星期,即星期X,aaa代表短星期,即X,可以根据需要选用代码。


十一、Excel工作表技巧:批量删除图片。

工具:定位。

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方法:

选择工作表中的任意单元格区域,快捷键Ctrl+G,打开【定位】对话框,单击【定位条件】,打开【定位条件】对话框,选择左下角的【对象】命令,并【确定】,按Delete键删除即可。

解读:

此处的【对象】并不单单指图片,还可以包括形状、箭头、SmartArt等对象。


十二、Excel工作表技巧:批量设置手机号格式为容易阅读的格式。

工具:自定义格式。

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方法:

选定目标单元格,快捷键Ctrl+1打开【设置单元格格式】对话框,选择【分类】中的【自定义】,在【类型】中输入:000 0000 0000并【确定】。

解读:

【类型】中的代码除了“000 0000 0000”外,还可以是“000-0000-0000”等。


十三、Excel工作表技巧:批量加减乘除。

工具:选择性粘贴。

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方法:

在任意空白单元格中输入需要计算的值,并Ctrl+C复制,选择需要计算的目标单元格,右键-【选择性粘贴】,打开【选择性粘贴】对话框,选择【运算】中的【加】并【确定】即可。

解读:

批量减、乘、除操作方法类似。


十四、Excel工作表技巧:将文本型数值转换为常规类型。

工具:选择性粘贴。

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方法:

在任意空白单元格中输入1,并Ctrl+C复制,选择需要转换的目标单元格,右键-【选择性粘贴】,打开【选择性粘贴】对话框,选择【运算】中的【乘】并【确定】即可。

解读:

如果辅助值为1,运算【乘】、【除】均可;如果辅助值为0,运算【加】、【减】均可。


十五、Excel工作表技巧:批量隐藏手机号中间4位。

工具:Ctrl+E。

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方法:

在第一、第二个目标单元格中输入隐藏后的目标值,选中所有目标单元格区域(包括已经输入值的第二个单元格区域),快捷键Ctrl+E即可。

解读:

如果只在目标单元格中输入一个目标值,则在填充时首位数值会自动增加,所以在此输入两个目标值,供系统判断此处的目的为隐藏中间值。


十六、Excel工作表技巧:限制单元格字符长度。

在录入手机号、身份证号码时容易出现漏填或重复录入的情况,为了防止此类明显的错误,在实际的操作中,可以采用限制单元格字符长度的方式来实现。

工具:数据验证。

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方法:

1、选定目标单元格区域,【数据】-【数据验证】,选择【允许】中的【文本长度】,【数据】中的【等于】,并在【长度】中输入11。

2、单击【出错警告】标签,输入【标题】和【错误信息】并【确定】。

解读:

手机号长度为11位,身份证号码长度为18位,在实际的应用中灵活应用即可。


十七、Excel工作表技巧:快速筛选。

在实际的数据分析中,并不一定要到表头去筛选数据,此时可以使用快速筛选功能。

工具:筛选。

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方法:

选择包含筛选字段的任意单元格,右键-【筛选】-【按所选单元格的值筛选】。

解读:

除了【按所选单元格的值筛选】外,还可以【按所选单元格的颜色筛选】、【按所选单元格的字体颜色筛选】、【按所选单元格的图标筛选】。


十八、Excel工作表技巧:快速将相同填充色的单元格聚在一起。

工具:排序。

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方法:

选中需要聚在一起的任意单元格,右键-【排序】-【将所选单元格颜色放在最前面】。

解读:

除了将相同填充色的单元格聚在一起之外,还可以将字体颜色相同的值聚在一起,只需选择【排序】中的【将所选字体颜色放在最前面】。


十九、Excel工作表技巧:清除所有格式。

工具:清除格式。

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方法:

选定目标单元格区域,选择【编辑】选项卡中【清除】右下角的箭头,【清除格式】即可。

解读:

【编辑】选项卡位于【开始】菜单栏的最右侧。


二十、Excel工作表技巧:快速提取不重复值。

工具:删除重复值。

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方法:

选定目标单元格区域,【数据】-【删除重复值】,打开【删除重复项警告】对话框,选择【以当前选定区域排序】,并【删除重复项】-【确定】即可。


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